组成教育技术概念的三个不可缺少的重要功能：创造、使用、管理。这些功能可以被看作是可以由不同的人在不同的时间里进行的独立的活动，他们也可被视为在教学发展进程中的不同阶段。教学发展系统方法的提倡者会进一步说明在每个阶段里这些功能都应该有评价过程贯穿始终。在每个阶段监控决定并采取正确的行为是系统方法的重要属性。我们将在下面的创造、使用、管理的讨论中给出这些评价活动的例子。
创造：创造是指在正式的、非正式的等多种不同的背景下，涉及到学习环境产生的研究、理论和实践。根据所使用的设计方法，创造能包括许多种活动。设计方法因开发者不同的思考角度而变化：美学的、科学的、工程学的、心理学的、程序上的或系统的，每一种都能为有效学创造出必须的材料和条件。
例如，系统方法需要很多步骤来分析教学问题、设计并开发解决方法，在每一个步骤里评价并修改决定，然后实施解决方案。按照这种方式评价结果并采取正确的行为就是所说的总结性评价。在不同的阶段里需要不同种类的评价问题。
在前端分析（诊断性评价）阶段：
是否存在绩效方面的问题并且需要教学？
在学习者分析阶段：
学习者的特征是什么？
在任务分析阶段：
学习者必须掌握的技能是什么？
在设计阶段：
学习目标是什么？那些目标都有对应的计划吗？教学材料能够作为实例来说明讯息设计的原则吗？
在开发阶段：
榜样真的能引导学习者达到目标吗？
在实施阶段：
运用新的方法了吗？用得适当吗？对于原来的问题产生了什么样的影响？
设计和开发阶段受到各式各样用来创设学习环境的类似物和数字技术的影响。例如以教为中心的课堂教学设计和以计算机为基础的模拟游戏设计相比，两者的路径是不同的。创造出来的不仅是教学材料和学习环境，还有知识管理的数据、问题探索的在线数据、自动帮助系统和展示及评价学习的档案袋。
使用：这个要素是指能使学习者接触到与学习条件和学习资源有关的理论和实践。这样说来，适合问题的解决方法才是行动的中心。使用起始于对适当的过程和资源的选择―方法和材料，换句话说―不管是由学习者还是教师做出的选择。明智的选择建立在材料评价的基础之上，来决定现有材料是否适于受众和学习目的。然后学习者会在几种环境中会遇到一些学习材料。他们会根据一些步骤，经常是在教师的引导下，计划和行为都要符合使用这个分类。如果材料中涉及到不熟悉的媒体或方法，那就要在使用前测试材料的可用性。
在一些情况下，有意识地让教学创新引起教师的注意，使之市场化。传播过程是使用的另一个阶段。当教师在当前计划中融入了新的材料，这是整合；当这种整合的比例很大，把教学创新整合到有组织的机构中，这就是制度化。在系统方法中，设计团队应该监控每个阶段使用的有效性，在需要的时候采取正确的行动。
管理：教育技术领域最早期的行业责任就是管理。早些年，管理的形式就是指导视听中心的运作。随着多媒体作品和教学开发过程变得复杂而大量，他们不得不同时掌握项目管理技能。随着基于信息和传播技术（ICT）的远程教育项目的发展，教育技术者们发现他们涉及到了传送系统管理，在所有的这些管理职能中，还有一些是人事管理和信息管理的子职能，即在管理项目和组织的过程中，组织人们工作、计划和控制存储以及处理信息。
谨慎的管理同样需要项目评估。在系统方法中，需要质量控制措施来监控结果，质量保证措施确保管理过程的持续性改善。实施管理职能的人被视为行动型领导，在教育实践的全部阶段中把管理艺术同道德规范的支持结合起来。
适当的：“适当的”这个词同时适用于过程和资源，表示与预期目的协调、兼容。
“适当的技术”这个词组在全球范围内广泛地用于地区发展，意指适合解决问题的最简单、最温和的工具和实践。这个概念来自上世纪七十年代，在一本环保运动的书《小巧即美》里第一次提出(Schumacher, 1975)。就这种意思而言，适当的技术是指与当地的使用者和文化有关系的，能在当地经济环境下可以维持下去的。可维持性在环境中尤其重要，如对于发展中国家来说，要确保解决方案能小心地使用资源，把对环境的损害降到最低，而且未来的子孙们可以获得。AECT行业标准一直都认识到适当性具有道德维度，这在AECT职业道德规范(Welliver, 2001)的一系列规定中都有涉及。1.7节可能是最主要的也是最直接的一条，详细地要求“通过技术在教育中的恰当应用，促进现行良好的行业实践”。
1.5节要求“采用合理的行业程序来评价和选择材料及设备”。
1.6节要求研究者和实践者保护个体学习者“远离不良环境，到健康安全的环境中来”
1.8节要求内容中避免出现宣传性、民族、种族或者宗教教条的内容，鼓励“开发一些项目和媒体，强调我们的社会做为一个多元文化社会具有多样性”
更进一步的，在AECT道德规范的第3节中号召提供展示 “文化上和知识上不同观点的机会”，避免“商业炒作”同时遵守著作权法，使用由专业团体和行业协会评论委员会引导下的程序进行研究和实践。
当然，只有可能产生结果的实践或资源才是适当的。这里暗示了用来判断达到预期目标的有效性或实用性的标准。例如，一位社科课程的教师选择了一个特殊的计算机模拟游戏，如果使用纪录表明这款游戏能够激发她意图要组织的相关讨论，那么在实用性方面，就可以说是适当的。
“适当”有时被用做审查书籍或其他教学材料的一个条件。这些挑战也许建立在对以下问题的要求上，如认为该教学材料是明显的有关性方面的，包含攻击性语言或者是不适合于某特定年龄群的其他方面。但这不在本定义中的内涵或背景中。
总而言之，正如职业道德规范1.7节中所说的那样，能适用于给定环境 的“最佳实践”才是选择方法和媒体的基本依据。这就是说教育技术专业人员要及时更新本领域基础知识，运用这种知识基础来做出决策。非本行业的人进行随机选择也许是可以接受的，但不意味着能符合“适当的”这个标准。有见解的，有良好专业水准的选择有助于学习者理智地运用组织的时间和资源，进行有效的学习，这也包括教育技术者们自已所付出的精力和花费的时间。
技术的：从词典学上说，在“教育技术”这个定义中使用“技术的”这个词是不太妥当的。既然这样，可以这样证明此种用法是对的，因为根据Galbraith的解释，技术是“科学的或其他有组织的知识在实际任务上的系统化应用” (Galbraith, 1967, p. 12) ，而“技术的”是一个用来描述人类活动方法的速记词汇。它是一种可以用单个词来简洁地概括的思考方式。在新定义中直接使用“技术的”这个速记词汇要比专门解释这个概念简洁得多。这个词同时改变了过程和资源。首先，它改变了过程。在计划和实施教学时会有“无技术的”过程，例如教师每天的决策过程，它与本领域内所提倡的过程截然不同的。后者提倡过程的使用，要求得到有价值的结果的过程是建立在研究至少是思考型的开发基础上。没有“技术的”改造者，任何类型的模型、草案或公式要是都包含在教育技术范围内，就会模糊教育技术与课程和教学论或普通教学法的界限。第二，这个词同样改变了资源，学习中需使用的软硬件－静态图片、视频、录音带、卫星线路、计算机程序、DVD碟片和播放机及其他软硬件。这些是教育技术中最为公开、最为可视化的一面。在定义中忽视他们会在专业和非专业的读者产生更大的沟通差距。
过程：过程可以定义为指向特定结果的一系列活动。教育技术者经常使用特定过程来设计、开发和制作学习资源，它包括在教学开发这个更大的过程之中。从上世纪六十年代到九十年代，这个领域关注的中心点是追求教学开发的系统方法。对很多人来说，系统方法曾经是现在还是这个领域的特征中心点。
自先前AECT1994定义发布的十年间范例发生了转变，这是受到包括后现代主义和建构主义在内的理论的影响。简而言之，关注的焦点从教学者正在做什么转到了学生正在做什么。按他们的观点，个体通过努力认清自己经历的含义来建构知识，获得自主权。从这个程度上说，教与学的经验是从真实世界的应用中提炼而来的，从这个程度上说，这种教学经验由教师控制并拥有，减少了学习者接触、掌握、迁移技术的可能性。这种敏感性与系统教学开发的计划控制敏感性相冲突，到底用谁的解决方案，这是一个仍有待商议的冲突。
本定义中，“过程”同时包括使用、管理及创造资源的过程。
资源：为学习而开发的众多资源是本领域中心特征。技术工具怎样才能有助于引导学习者，随着人们对于这个问题理解能力的提高和技术上的创新，资源***享变得广泛起来。资源是指经过设计的，能帮助学习者的人、工具、技术、材料。资源包括高科技信息传播工具系统（ICT），像图书馆、动物园、博物馆这样的社区资源和有专业知识的人或专家。资源还包括数字媒体、例如CD-ROM、网站和WebQuests和电子绩效支持系统（EPSS），以及相似的材料，如书籍、其他印刷材料、录像机和其他传统的视听媒体。教师发现新工具创造新资源；学生收集、查找他们自己的资源，教育技术者则将可能的资源加入越来越长的列表中。