主题标引是对信息内容进行主题分析确定主题概念然后按照一定的词汇控制方式为标引对象赋予恰当的语词标识的过程。
主题标引是指直接以表示文献主题的语词作标识,提供字顺检索途径,并主要采用参照系统揭示词间关系的标引和检索文献的方法。其中的语词可以是自然语言,也可以是受控语言。
档案部门尚未对如何进行档案主题标引制定具体的规则,根据其他文献主题标引的有关规定,主题标引规则通常包括一般标引规则和组配标引规则两种。一般标引规则的主要内容如下。
第一,主题标引应以档案论述的客观事务和研究对象为依据,客观地反映档案主题,不应掺杂标引人员的臆测和褒贬。
第二,标引档案的主题词必须是词表中的正式主题词,非主题词一般不能作为标引词使用。书写形式要与词表中的词形一致。
第三,要选择词表中最专指、最恰当的主题词进行标引,一般不得以其上位词或下位词进行标引。
第四,当词表中单个主题词能准确表达文件、档案主题概念时,不得采用组配形式标引。例如,对“劳动政策”进行标引,必须优先选择词表中专指的主题词“劳动政策”,而不能选用“政策”(上位词)或“就业政策”(下位词)标引,也不得用“劳动”和“政策”这两个主题词组配标引。
第五,当词表中没有单独的专指主题词时,则应选择最直接、最关联的两个以上的主题词进行组配标引。
第六,如果组配仍不能达到要求时,方可选用最邻近的上位主题词或相近的主题词进行靠词标引。
第七,当上位主题词标引不合适时,可采用关键词进行标引。使用关键词一般要按照规定的手续作为后补主题词登录后方可使用,以后按照使用频率高低转入正式主题词。
第八,第一件(卷)档案的标引深度,原则上应以能准确完整地表达档案主题内容、充分揭示出有检索意义的档案信息和该检索系统的处理能力为依据,一般每件(卷)档案可标三个至八个主题词,最少标引一个,最多不宜超过十个。
主题标引的作用
1、提高检索效率:主题标引可以帮助用户快速定位到与其感兴趣的主题相关的文献,提高检索效率。
2、改善检索质量:主题标引能够准确地描述文献的主题内容,避免了使用全文检索时出现的干扰性结果,从而改善了检索质量。
3、方便知识组织:主题标引不仅为文献提供了一个有序的主题分类,在分类上还可进行知识的归类、判断和整理,方便知识组织。
4、促进学术交流:主题标引为读者提供了一个***同的语言和术语体系,促进学术交流和合作。
5、节约时间和精力:主题标引可以让用户避免阅读大量无关的文献,从而节约时间和精力。
总之,主题标引是提高检索效率和检索质量的一种重要手段,能够加速文献资源的利用和知识的传播,帮助用户更快地获取所需信息并且避免信息冗余。